Kaum ein Betrieb startet mit einem ERP-System. Man beginnt mit einer Tabelle für Angebote, einer zweiten für Aufträge, einer dritten für Stunden. Das funktioniert - überraschend lange. Excel ist flexibel, kostet nichts extra und jeder kann damit umgehen.
Der Punkt, an dem es kippt, ist selten ein einzelnes Ereignis. Es ist ein schleichender Zustand: Man verbringt mehr Zeit damit, Zahlen abzugleichen, als mit ihnen zu arbeiten.
Fünf Anzeichen, dass die Tabelle an ihre Grenze kommt
- Es gibt mehr als eine Wahrheit
Zwei Personen öffnen dieselbe Datei, beide speichern — eine Version gewinnt. Wer welche Änderung verloren hat, merkt niemand. - Jemand ist „der mit der Datei"
Eine Person kennt die Formeln und den Aufbau. Fällt sie aus, steht der Prozess. - Zahlen werden übertragen, nicht genutzt
Aus dem Angebot in die Auftragsliste, von dort in die Stundenerfassung, dann in die Rechnung. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle und kostet Zeit. - Auskunft dauert
Die Frage „Wie steht Projekt X?" lässt sich nicht in zwei Minuten beantworten, weil die Antwort in drei Dateien verteilt liegt. - Nachkalkulation findet nicht statt
Nicht, weil sie unwichtig wäre, sondern weil der Aufwand zu groß ist.
Was sich mit einem System ändert
Der Unterschied ist nicht „schöner" oder „moderner". Der Unterschied ist, dass Daten einmal entstehen und danach weiterverwendet werden. Aus dem Angebot wird der Auftrag. Aus erfassten Zeiten und verbautem Material wird die Rechnung. Nichts wird abgetippt.
Damit verschwindet auch die Frage, welche Version gilt: Es gibt nur eine.
Womit man sinnvoll anfängt
Ein vollständiger Umstieg auf einmal ist selten nötig. In der Praxis lösen drei Bereiche den größten Teil des Schmerzes:
Verkauf & CRM
Angebote und Kundendaten an einer Stelle, statt in Ordnerstruktur und Mailpostfach.
Projekt & Zeiterfassung
Geleistete Stunden dort erfassen, wo sie entstehen, und direkt dem Auftrag zuordnen.
Rechnungsstellung
Faktura aus den vorhandenen Daten, nicht als separater Erfassungsschritt.
Diese drei greifen in Odoo ineinander. Lager, Einkauf oder Kasse kommen dazu, wenn sie gebraucht werden - nicht, weil sie im Paket enthalten sind.
Wann Excel bleiben darf
Für Einzelauswertungen, Ad-hoc-Rechnungen und Szenarien ist eine Tabelle nach wie vor das schnellste Werkzeug. Problematisch wird sie erst dort, wo sie zum System der Wahrheit wird - als Ersatz für eine gemeinsame Datenbasis, die mehrere Personen gleichzeitig nutzen müssen.
Wenn Sie beim Lesen mehr als zwei der fünf Anzeichen wiedererkannt haben, lohnt ein Gespräch. 45 Minuten, unverbindlich - danach wissen Sie, ob sich ein Umstieg für Ihren Betrieb rechnet.