Im Handwerk entscheidet sich der Erfolg auf der Baustelle. Die Verwaltung passiert trotzdem meist im Büro - und zwar erst abends, wenn die Zettel des Tages eintreffen.
Dieser Zeitversatz ist der eigentliche Kostenfaktor. Nicht die Planung selbst, sondern das Nachtragen von Informationen, die vor Ort längst vorlagen.
Wie der Tag heute oft aussieht
Morgens klärt ein Telefonat, wer wohin fährt. Auf der Baustelle werden Zeiten und verbautes Material auf einem Zettel notiert. Kommt eine Zusatzleistung dazu, merkt sie sich der Monteur - oder auch nicht. Abends wandert alles in die Tabelle, am Monatsende in die Rechnung.
Jeder dieser Schritte funktioniert. In Summe entstehen aber drei Probleme: Informationen gehen verloren, niemand hat tagsüber den aktuellen Stand, und die Rechnung entsteht Wochen nach der Leistung.
Was mobile Einsatzplanung ändert
- Der Plan ist dort, wo gearbeitet wird
- Jeder im Team sieht auf dem Handy, welcher Einsatz als nächstes ansteht, mit Adresse, Ansprechpartner und Auftragsdetails. Rückfragen per Anruf entfallen.
- Erfassung passiert bei der Arbeit, nicht danach
- Zeiten, Material und Zusatzleistungen werden vor Ort eingetragen - in dem Moment, in dem man sie noch genau kennt.
- Umplanung wird möglich
- Fällt ein Termin aus oder kommt ein Notfall dazu, sehen alle Betroffenen die Änderung sofort. Der Disponent muss nicht fünf Leute anrufen.
- Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag
- Erfasste Stunden und Material sind bereits im System - Fakturieren heißt prüfen und freigeben, nicht abtippen.
Was das konkret bringt
Weniger Büroarbeit nach Feierabend, weil nichts nachgetragen werden muss. Schnellere Rechnungsstellung und damit besserer Zahlungsfluss. Und erstmals eine belastbare Nachkalkulation: Was ein Auftrag wirklich gekostet hat, steht ohne Extraaufwand zur Verfügung - die Grundlage für bessere Angebote beim nächsten Mal.
Der Einwand: „Mein Team macht das nicht mit"
Der häufigste und berechtigtste Vorbehalt. Er entscheidet sich an der Bedienung: Wenn das Erfassen einer Stunde drei Klicks braucht, wird es genutzt. Braucht es zwölf, kehrt der Zettel zurück.
Deshalb beginnen wir bei Einführungen mit genau zwei Funktionen - Einsätze sehen und Zeiten erfassen. Alles Weitere kommt, wenn das im Alltag sitzt.
Wie der Einstieg aussieht
Außendienst & Service
Einsatzplanung und Disposition, mobil abrufbar für das Team vor Ort.
Projekt & Zeiterfassung
Rückmeldung vom Einsatz: Stunden und Material direkt am Auftrag.
Angebot & Rechnung
Abrechnung aus den erfassten Daten, ohne erneute Eingabe.
Diese drei Bereiche greifen in Odoo ineinander. Die Erfassung läuft mobil über den Browser - ohne separate App-Installation auf jedem Gerät.